Die Einführung des Systems KSeF 2.0 hat eine Reihe technischer und rechtlicher Komplikationen verursacht. Unternehmen beschweren sich über verschwindende Rechnungen sowie Fehler bei der Codierung von XML-Dateien, die eine korrekte Abrechnung der Mehrwertsteuer unmöglich machen. Gleichzeitig hat das Finanzministerium eine plötzliche Kehrtwende in der Auslegung der Vorschriften zu Rechnungen vollzogen, was Steuerpflichtige, die von der Mehrwertsteuer befreit sind, dazu zwingt, ab dem 1. April 2026 verpflichtend strukturierte Rechnungen im System auszustellen.

Technische Fehler des Systems

Das System KSeF 2.0 weist korrekte Rechnungen zurück oder sorgt dafür, dass sie für Käufer unsichtbar werden, was unter anderem auf eine schlechte Codierung von XML-Dateien zurückzuführen ist.

Kehrtwende in der Auslegung

Ab dem 1. April 2026 verlieren von der Mehrwertsteuer befreite Unternehmen das Recht, traditionelle Rechnungen auszustellen, zugunsten verpflichtender Rechnungen im KSeF.

Schonfrist 2026

Das Finanzministerium erklärt, dass es im gesamten Jahr 2026 keine Geldstrafen für Fehler verhängen wird, die aus der Nutzung des neuen Systems resultieren.

Risiko durch Cyberkriminalität

Betrüger versenden gefälschte E-Mails und nutzen die Verwirrung der Unternehmen über die neuen Vorschriften zur E-Rechnungsstellung aus.

Die Einführung des Nationalen E-Rechnungssystems in Version 2.0 ist durch zahlreiche technische Probleme gekennzeichnet, die die Geschäftstätigkeit tatsächlich erschweren. Unternehmen berichten von Situationen, in denen formal korrekte Dokumente nicht im Repository ankommen oder ohne klaren Grund zurückgewiesen werden. Experten weisen darauf hin, dass einer der Gründe Fehler bei der Codierung von XML-Dateien sein könnten, was dazu führt, dass Aussteller gezwungen sind, Rechnungen erneut zu senden. Dies birgt ein enormes operatives Risiko, da diese Dokumente bereits in den internen Systemen der Unternehmen verbucht sein können, bevor eine Ablehnungsmeldung vom staatlichen Gateway eintrifft. Polen ist eines der ersten Länder in der Europäischen Union, das die verpflichtende E-Rechnungsstellung in einem so großen Umfang einführt, wobei es sich an Lösungen aus Italien orientiert, wo ein ähnliches System seit 2019 funktioniert. Die Marktsituation wird durch eine unerwartete Änderung der Position des Finanzministeriums bezüglich der von der Mehrwertsteuer befreiten Unternehmen ausgestellten Dokumente verschärft. Noch im Herbst erlaubte das Finanzamt die Verwendung traditioneller Rechnungen, doch die neuesten Richtlinien halten diese für unzureichend. Dies führt dazu, dass ab dem 1. April 2026 kleine Unternehmen und Einzelunternehmer in eine Art Steuerfalle geraten, da sie gezwungen sind, ein System zu nutzen, das weiterhin Instabilität aufweist. Obwohl das Ministerium versichert, dass es im gesamten Jahr 2026 keine Sanktionen für Fehler bei der Nutzung des KSeF verhängen wird, fürchten Unternehmen Strafen für andere formale Verstöße. „Diejenigen, die dieses System entwickeln und einführen, gehen davon aus, dass es nicht gut funktionieren wird, weil sie sofort eine Asymmetrie vorhersehen.” — Roman Kluska Eine zusätzliche Gefahr ist die Aktivität von Cyberkriminellen, die die Verwirrung um die neue Plattform ausnutzen. In die E-Mail-Postfächer von Unternehmen gelangen gefälschte Nachrichten, die sich als Mitteilungen des Finanzamts ausgeben, um Daten oder finanzielle Mittel zu erschleichen. Als Reaktion auf diese Herausforderungen plant die Steuerverwaltung für März die Einführung eines umfangreichen Schulungszyklus für verschiedene Branchen, um Steuerpflichtige mit den neuen technischen und rechtlichen Anforderungen vertraut zu machen. Zeitplan für die verpflichtende Einführung des KSeF: 2026-02-01: große Unternehmen, 2026-04-01: kleine und mittlere Unternehmen 0 zł — betragen die Sanktionen für Fehler im KSeF im gesamten Jahr 2026 Änderung der Regeln für die Dokumentation von Verkäufen für von der Mehrwertsteuer Befreite: Zulässiges Dokument: Rechnung oder Faktura → Ausschließlich strukturierte Faktura; Ausstellungsweise: Beliebig (Papier/Datei) → System KSeF Schlüsseldaten für Steuerpflichtige: 25. Februar 2026 — Kostenloses Online-Training zur Einführung des KSeF; März 2026 — Start des ministeriellen Schulungszyklus für Branchen; 1. April 2026 — KSeF-Pflicht für kleinere Unternehmen Hervorhebung des Einführungschaos und der Unterdrückung der kleinsten Unternehmen durch das Finanzamt. | Betont die Verschärfung des Steuersystems und den Schutzcharakter des Sanktionsverzichts im ersten Jahr.

Mentioned People

  • Roman Kluska — Polnischer Unternehmer, Gründer der Firma Optimus, Kritiker bürokratischer Regulierungen und des KSeF-Systems.
  • Tomasz Groszyk — Senior Manager bei CRIDO, Experte, der die technischen Gründe für die Ablehnung von Rechnungen durch KSeF analysiert.